Phương pháp và kỹ năng tổ chức đối thoại, hội thảo, diễn đàn

 

Đối thoại, Hội thảo, Diễn đàn là những hình thức hoạt động phổ biến, đạt hiệu quả cao trong công tác giáo dục chính trị tư tưởng, học tập, nghiên cứu khoa học, có sức thu hút mạnh mẽ đối với sinh viên trong giai đoạn hiện nay. Tuy 3 hoạt động này về hình thức tổ chức khác nhau, song Đối thoại, Hội thảo, Diễn đàn đều giống nhau về 3 phương diện: Nhu cầu, sự bình đẳng và mục đích, cụ thể là:

 - Đối thoại, Hội thảo, Diễn đàn đều xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của cán bộ Hội và sinh viên. Thông qua các hình thức hoạt động này, cán bộ Hội hiểu rõ hơn tâm tư, tình cảm, sở thích, nguyện vọng của đối tượng sinh viên. Ngược lại, sinh viên có điều kiện tự thể hiện và khẳng định mình. (Tự thể hiện không chỉ có mục đích tự thân, nó còn là một trong những lý do tồn tại của con người với tư cách là một cá nhân cần được khẳng đinh về trí tuệ và nhân cách, về quan điểm và thái độ hành động trong cuộc sống).

 - Tính chất bình đẳng của các thành viên tham dự Đối thoại, Hội thảo, Diễn đàn đều có cái đích cần đạt tới là những chân lý cụ thể, tìm câu trả lời hợp lý hoặc giải pháp tối ưu cho một vấn đề. Do vậy, khoảng cách về chức vụ, địa vị, độ tuổi bị mờ nhạt. Tất cả các thành viên đều bình đẳng trong việc trình bày quan điểm riêng của mình, bảo vệ quan điểm đó khi chưa có những quan niệm khác thuyết phục hơn. Tất cả đều tự do và bình đẳng trong việc thừa nhận hoặc phản bác quan điểm này hay quan điểm khác. Vì vậy, các kỹ năng thuyết phục trước công chúng của sinh viên cũng được hình thành, rèn luyện và hoàn thiện dần.

 - Sự thống nhất của đề tài, chủ đề ở cả 3 hình thức trên đều phải tập trung vào một hoặc một số vấn đề cụ thể. Nói cách khác, đó là sự thống nhất về mục đích cần đạt tới một chân lý cụ thể nào đó, đưa ra một giải pháp hiện thực nào đó để xử lý vấn đề đã đặt ra. Đây cũng là một cách thức giúp đỡ sinh viên tự giáo dục theo chủ đề về Đoàn, Hội đặt ra một cách có mục đích. 

I. Phương pháp và kỹ năng tổ chức đối thoại:

 1 Khái niệm:

 Đối thoại là hình thức trao đổi trực tiếp về một vấn đề nào đó mà sinh viên quan tâm. Mục đích là giải đáp những thắc mắc, nguyện vọng của sinh viên, giúp sinh viên nhận thức đúng, có cái nhìn toàn diện hơn, khách

quan hơn về một vấn đề nào đó, đồng thời cũng giúp sinh viên rèn luyện lập trường tư tưởng, xây dựng cho mình một lý tưởng sống cao đẹp, có ý chí, hoạt động tự giác, tích cực và có trách nhiệm. Đối thoại chính là cách thức người nói và người nghe "trao đi đổi lại" một cách trực tiếp. Người nghe không còn đóng vai trò thụ động mà phát huy được tính chủ động, chính kiến, sáng tạo riêng của mình.

 2- Các bước chuẩn bị tổ chức đối thoại:

 a. Chuẩn bị về nội dung:

 * Xác định các vấn đề sinh viên quan tâm, như:

 - Nhóm vấn đề liên quan đến học tập: Điểm, thi cử, tuyển sinh, sách giáo khoa, đồ dùng học tập, nghiên cứu khoa học, thư viện, giảng đường, du học...

 - Nhóm vấn đề liên quan đến sinh hoạt của sinh viên: Học bổng, học phí, ký túc xá, lao động, việc làm, các hoạt

động vui chơi giải trí, các quyền lợi của sinh viên...

 - Nhóm vấn đề về thời sự, kinh tế, văn hóa, xã hội, giao lưu, hội nhập quốc tế...

 * Thu thập những thắc mắc, những vấn đề mà sinh viên quan tâm. Có hai cách thu thập: Trực tiếp và gián tiếp.

 - Thu thập trực tiếp: Thông qua phản ánh trực tiếp của sinh viên, các chi đoàn, chi hội, tổ thăm dò dư luận...

 - Thu thập gián tiếp: Thông qua thư từ, kiến nghị, khiếu nại của sinh viên hoặc qua các phương tiện truyền thông đại chúng.

 * Phân loại các ý kiến: Mỗi vấn đề, mỗi nội dung thường sẽ được nhiều người quan tâm và đặt những câu hỏi, phân loại các ý kiến nhằm tránh cuộc đối thoại bị trùng lặp hoặc các ý thảo luận không tuân theo trình tự lôgic.

 * Dự kiến người đối thoại với sinh viên, trao đổi với người đối thoại về nội dung đối thoại.

 b. Chuẩn bị về nhân sự:

 Để tiến hành tổ chức Đối thoại, cần chuẩn bị tốt nhân sự tham gia vào việc tổ chức và tiến hành đối thoại. Có thể chuẩn bị nhân sự theo các nhóm sau:

 * Nhóm phụ trách nội dung:

 - Chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung cho đối thoại.

 - Chuyển các ý kiến được tập hợp tới Đảng ủy, Ban Giám hiệu, các phòng, ban hoặc các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm trực tiếp hoặc liên quan để chuẩn bị các nội dung đối thoại.

 * Nhóm phụ trách tổ chức:

 - Chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện để tổ chức buổi đối thoại, cụ thể như:

 + Liên hệ địa điểm tổ chức và các điều kiện đi kèm, như: Trang trí, âm thanh, ánh sáng...

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết buổi đối thoại.

 + Phân công người làm công tác tổ chức, dẫn chương trình, chủ trì buổi đối thoại, phụ trách âm thanh, ánh sáng, phụ trách các tiết mục văn nghệ, phụ trách công tác hội trường (tập hợp câu hỏi của người tham dự, chuyển micro, lễ tân...).

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách và liên hệ mời đại biểu, khách mời và người đối thoại.

 + Trước khi tổ chức chương trình cần thông báo, tuyên truyền rộng rãi về tinh thần của chương trình tới đông đảo sinh viên. Thông báo rõ về thời gian, địa điểm tổ chức, chủ đề đối thoại và có thể cả tên và vai trò, trách nhiệm của người đối thoại trong chương trình.

 c Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:

 - Lập dự trù kinh phí và nguồn kinh phí tổ chức.

 - Chọn thời điểm tổ chức phù hợp để thu hút đông đảo người tham gia.

 - Lựa chọn địa điểm tổ chức:

 + Điều kiện về không gian: Tổ chức trong hội trường hay ngoài trời; số lượng người tham gia tối đa là bao nhiêu; vị trí sân khấu và bàn chủ toạ có đảm bảo yêu cầu không. Thông thường một buổi đối thoại nên tổ chức trong hội trường, với số lượng người tham gia không quá lớn (khoảng trên dưới 500 người).

 + Điều kiện về trang trí: Căn cứ vào điều kiện của đơn vị và đề tài của chương trình cần lựa chọn hình thức trang trí phù hợp. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là trang trí cẩn thận, trang nhã, đẹp mắt, có ý nghĩa và phù hợp. Tránh quá cầu kỳ không cần thiết hoặc quá cẩu thả, sơ sài.

 + Điều kiện về ánh sáng: Cần chuẩn bị tốt về ánh sáng nếu tổ chức vào buổi tối, nếu là cuộc quan trọng cần chuẩn bị điều kiện dự phòng về điện để đảm bảo. Đối với bàn chủ tọa, bục phát biểu nếu ánh sáng chung không đảm bảo cần bố trí đèn riêng.

 + Nếu tổ chức trong hội trường lớn hoặc ngoài trời thì điều kiện về âm thanh là hết sức quan trọng. Trước khi tổ chức cần kiểm tra không gian tổ chức để bố trí âm thanh phù hợp, tránh hội trường nhỏ nhưng âm thanh quá lớn dẫn tới lãng phí hoặc ngược lại. Để đảm bảo các ý kiến phát biểu từ phía người tham dự, cần bố trí micro không đây (hoặc có dây đủ dài). Điều chỉnh âm thanh phù hợp để người nghe được rõ ràng.

 - Chú ý chuẩn bị nước uống cho người đối thoại, đại biểu. Trong trường hợp những người đối thoại được mời lên mà không được chuẩn bị trước thì cần bố trí bút, giấy trắng và có thể chuẩn bị thêm một số tài liệu cần thiết cho người đối thoại.

 3. Chương trình một buổi đối thoại:

 Văn nghệ đầu giờ để ổn định tổ chức (hoặc hình thức khác).

 - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu nội dung buổi đối thoại, người đối thoại và một số nguyên tắc khi đối thoại.

 - Mời đoàn chủ tọa lên chủ trì hoặc lần lượt mời từng đại biểu, khách mời lên tham gia đối thoại.

 - Người đối thoại trả lời những thắc mắc, câu hỏi của sinh viên (nhũng vấn đề đã được chuyển đến trước và

những câu hỏi trực tiếp tại cuộc đối thoại). Người đối thoại cần làm rõ 3 vấn đề sau:

 + Sự việc mà sinh viên nêu ra đúng hay sai?

 + Nguyên nhân sự việc.

 + Hướng giải quyết sự việc như thế nào?

 Người tổ chức đối thoại lên cảm ơn người đối thoại và tổng kết những vấn đề đã được giải quyết. Những vấn đề chưa thỏa đáng đề nghị người đối thoại tiếp tục nghiên cứu và trả lời sau.

 - Trong quá trình tiến hành đối thoại, vai trò người nói và người nghe trong mỗi người luôn có sự hoán đổi, một người tham dự có thể đặt câu hỏi nhưng cũng có thể là người trả lời những câu hỏi nếu có điều kiện.

 II. Phương pháp và kỹ năng tổ chức hội thảo:

 1. Khái niệm:

 Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. Nội dung của hội thảo sinh viên là xuất phát từ nhu cầu bức bách của cuộc sống sinh viên, từ đòi hỏi của công tác Hội và phong trào sinh viên, giúp các cấp bộ Hội định hướng và phương pháp giải quyết những khó khăn đang đặt ra.

 2. Phương pháp tổ chức hội thảo:

 a. Chuẩn bị nội dung:

 - Thông báo nội dung hội thảo để sinh viên chuẩn bị ý kiến và thu thập tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo.

 - Chuẩn bị đề dẫn của Ban Tổ chức. Đề dẫn cần ngắn gọn, cô đọng, có tính chất bao quát và gợi ý những vấn đề cần thảo luận.

 - Căn cứ vào chủ đề có thể phân công các tham luận tại hội thảo. Phần thảo luận là một sinh hoạt có tính khoa

học, do đó các tham luận khi chuẩn bị cần có căn cứ khoa học, có biểu mẫu thống kê, điều tra xã hội học, các số liệu, tư liệu, các dẫn chứng minh họa, chứng minh cho các quan điểm khoa học của mình.

 b. Chuẩn bị về nhân sự:

 * Nhóm chuẩn bị về nội dung:

 Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị nội dung hội thảo, như:

 + Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung các tham luận.

 + Xây dựng đề dẫn hội thảo.

 + Phối hợp đặt bài tham luận. Với mỗi lĩnh vực nên lựa chọn những cá nhân, tập thể tiêu biểu trong lĩnh vực đó để chuẩn bị tham luận. Tham luận tại hội thảo yêu cầu phải khoa học, hợp lý và có tính thuyết phục cao nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc lựa chọn, đặt bài tham luận phải tiến hành sớm, cẩn thận và khách quan.

 + Biên tập kỷ yếu hội thảo.

 + Xây dựng Chương trình hội thảo.

 * Nhóm chuẩn bị tổ chức:

 - Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện đảm bảo để tổ chức hội thảo, như:

 + Liên hệ địa điểm tổ chức cùng các điều kiện đảm bảo.

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết buổi hội thảo.

 + Phân công người làm công tác tổ chức, dẫn chương trình, thư ký, phụ trách công tác hội trường, phụ trách các tiết mục văn nghệ (nếu có).

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách và liên hệ mời đại biểu, khách mời và người chủ trì hội thảo.

 c Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:

 - Lập dự trù kinh phí và nguồn kinh phí tổ chức hội thảo. Lựa chọn thời điểm tổ chức để đảm bảo số lượng người tham gia theo yêu cầu, có chất lượng và đảm bảo tính thời sự của chủ đề.

 - Kiểm tra về địa điểm tổ chức:

 + Về không gian: Hội trường (Hội thảo nên tổ chức khoảng dưới 100 người, kê bàn ghế hình chữ U), bàn chủ

tọa, bục phát biểu... có đảm bảo không.

 + Về trang trí: Thông thường, trong các hội thảo, trang trí khánh tiết cần giản dị, đầy đủ, tránh quá cầu kỳ không cần thiết hoặc quá cẩu thả, sơ sài.

 + Về ánh sáng, âm thanh: Cần chuẩn bị tốt về ánh sáng để đại biểu có thể đọc rõ tài liệu âm thanh là hết sức

quan trọng, micro phải đầy đủ hoặc linh hoạt để người tham gia hội thảo có thể chủ động phát biểu ý kiến, chất

lượng âm thanh tốt.

 + Lưu ý: Các báo cáo viên có thể sử dụng các bảng biểu, hình ảnh minh hoạ, trước khi hội thảo diễn ra cần

nắm bắt rõ hình thức trình bày của báo cáo viên để chuẩn bị không gian trưng bày hoặc máy chiếu Over head,

Projector...

 3- Chương trình một buổi hội thảo:

- Ổn định tổ chức.

 - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

 - Trình bày đề dẫn tại hội thảo. Thảo luận: Phần thảo luận là một sinh hoạt có tính khoa học. Các tham luận phải được đề cập từ nhiều góc độ. Trong quá trình thảo luận cần có những phản biện để làm sáng tỏ vấn đề một cách khách quan, biện chứng và phải luôn lấy thực tiễn làm thước đo chân lý.

 - Tổng kết hội thảo: Khẳng định những vấn đề đã được hội thảo nhất trí, trên cơ sở đó nêu những đề xuất và

kiến nghị cách giải quyết vấn đề. Những vấn đề chưa được khẳng định cần hướng cho các thành viên dự hội thảo tiếp tục suy nghĩ, nghiên cứu, đồng thời bám sát thực tiễn cuộc sống để điều chỉnh quan điểm của mình.

 III. Phương pháp và kỹ năng tổ chức diễn đàn:

 1 Khái niệm:

 Diễn đàn là loại hình sinh hoạt rộng rãi cả về đối tượng và chủ đề, là nơi để sinh viên công khai bày tỏ ý kiến, quan điểm, tình cảm của mình về một vấn đề nào đó.

 Có 2 loại diễn đàn:

 + Diễn đàn trực tiếp: Người phát biểu và người nghe trao đổi trực diện nhau.

 + Diễn đàn gián tiếp: Là loại diễn đàn thông qua các phương tiện truyền thông (báo, đài, vô tuyến truyền hình,

mạng Internet...).

 Diễn đàn là nơi sinh viên có dịp bày tỏ quan điểm của mình về một vấn đề nào đó. Quan điểm đó có thể chưa đúng hoặc lệch lạc nhưng không phải vì thế mà bị "quy chụp", bị đánh giá về tư tưởng và phẩm chất đạo đức. Điều quan trọng của diễn đàn là thông qua tranh luận để định hướng nhận thức và hành động cho sinh viên.

 2. Phương pháp tổ chức diễn đàn:

 a. Chuẩn bị về nội đung:

 - Chọn chủ đề diễn đàn và thông báo chủ đề diễn đàn. Những chủ đề đưa ra diễn đàn phải là những chủ đề được sinh viên quan tâm. Muốn chọn chủ đề hay, hấp dẫn trước hết phải tìm hiểu và nắm bắt tình hình tư  tưởng, tâm tư, tình cảm của sinh viên, những vấn đề sinh viên đang quan tâm, tranh luận, đang mong muốn được trao đổi.

 - Chuẩn bị các ý kiến nòng cốt, các ý kiến này phải là những ý kiến nhìn từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm cả mặt tích cực và không tích cực của vấn đề nhằm tạo ra những tình huống có vấn đề để cuộc tranh luận phong phú, đa dạng và sôi nổi.

 - Chuẩn bị một số câu hỏi liên quan đến những nội dung chính của chủ đề. Câu hỏi phải hết sức cụ thể, dễ hiểu, có thể dưới dạng xử lý tình huống, trình bày quan điểm đối với các ý kiến "ngược".

 b. Chuẩn bị về nhân sự:

 * Nhóm chuẩn bị nội dung:

 - Có trách nhiệm chuẩn bị nội dung diễn đàn.

 - Để chuẩn bị các ý kiến nòng cốt, nhóm chuẩn bị nội đung cần họp bàn hoặc có thể tham khảo ý kiến các nhà chuyên môn về việc phân định rõ các "góc nhìn" có thể có đối với chủ đề diễn đàn. Sau đó căn cứ vào sự phân định này, nhóm cần tìm hiểu, chọn lựa và phân công người chuẩn bị ý kiến nòng cốt cho phù hợp.

 - Các ý kiến nòng cốt đều phải được duyệt trước khi phát biểu tại diễn đàn để chỉnh sửa, bổ sung cho đảm bảo vai trò gợi mở tích cực cho đại biểu tham gia diễn đàn. Các ý kiến mang tính chất "ngược", nêu lên mặt trái của chủ đề cũng cần được chuẩn bị và phát biểu hết sức xây dựng, tránh thái độ cực đoan, tiêu cực khiến không khí diễn đàn trở nên căng thẳng và làm mất tính chất của một hoạt động thanh niên, sinh viên.

 - Cần chuẩn bị trước một số câu hỏi (hoặc người hỏi) để tránh để không khí diễn đàn trở nên trầm lặng, đồng thời khuyến khích sinh viên tham gia diễn đàn tích cực.

 * Nhóm chuẩn bị công tác tổ chức:

 + Lựa chọn hình thức tổ chức cho phù hợp với chủ đề và điều kiện thực tế của đơn vị.

 + Liên hệ địa điểm tổ chức và các điều kiện đảm bảo.

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung xây đựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết buổi diễn đàn.

 + Phân công người làm công tác tổ chức, chủ trì diễn đàn, dẫn chương trình, thư ký, phụ trách âm thanh, ánh sáng, phụ trách các tiết mục văn nghệ, phụ trách công tác hội trường.

 + Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách và liên hệ mời đại biểu, khách mời và người chủ trì diễn đàn.

 + Trước khi tổ chức chương trình cần thông báo rộng rãi về tinh thần của diễn đàn thông qua các hình thức tuyên truyền tới đông đảo sinh viên. Thông báo rõ về thời gian, địa điểm tổ chức, chủ đề diễn đàn.

 c. Chuẩn bị về đỉều kiện tổ chức:

 -  Lập dự trù kinh phí và nguồn kinh phí tổ chức diễn đàn.

 - Lựa chọn thời điểm tổ chức chương trình để đảm bảo số lượng người tham gia theo kế hoạch, có chất lượng và đảm bảo tính thời sự của chủ đề. Kiểm tra về địa điểm tổ chức:

 + Về không gian: Tổ chức trong hội trường hoặc ngoài hội trường.

 + Về trang trí: Tuỳ theo chủ đề của diễn đàn để trang trí cho phù hợp. Tránh quá cầu kỳ không cần thiết hoặc quá cẩu thả, sơ sài.

 + Về âm thanh, ánh sáng: Cần chuẩn bị tốt về ánh sáng và âm thanh, nhất là tổ chức vào buổi tối hoặc ngoài trời. Để đảm bảo các ý kiến phát biểu từ phía người tham dự, cần bố trí micro không dây (hoặc có dây đủ dài). Điều chỉnh âm thanh phù hợp để người nghe được rõ ràng.

 3. Chương trình diễn đàn:

 Như chúng ta đã biết, có nhiều hình thức diễn đàn, nhưng trong thực tế công tác Hội Sinh viên thì phương thức diễn đàn trực tiếp thường được sử dụng nhiều hơn bởi tính hiệu quả và khả năng thu hút sinh viên của nó. Sau đây là chương trình một buổi diễn đàn trực tiếp:

 - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu. Phần này cần nói rõ mục đích, ý nghĩa của diễn đàn và cách thức trao đổi. Trình bày các tham luận, sau đó là các ý kiến phát biểu. (Các ý kiến nòng cốt có thể phát biểu trước hoặc sau, thậm chí không cần phát biểu tuỳ thuộc vào không khí và chất lượng thảo luận của diễn đàn). Trong phần này, người chủ trì phải có nghệ thuật điều khiển để hướng các ý kiến phát biểu theo đúng chủ đề và trọng tâm vấn đề cần trao đổi.

 - Sau mỗi ý kiến (hoặc một vài ý kiến cùng một vấn đề quan tâm) người chủ trì có thể mời đại biểu, thành viên ban chủ trì hoặc các sinh viên đang tham dự có ý kiến trao đổi lại với tinh thần thẳng thắn, dân chủ và xây dựng.

 - Kết thúc diễn đàn cần có tổng kết nhằm định hướng vấn đề và gợi ý suy nghĩ tiếp.

 IV. Một số lưu ý khi tổ chức đối thoại, hội thảo, diễn đàn:

 Khi tổ chức cần chú ý đến trang trí Hội trường để nêu bật chủ đề; có người chủ trì và thư ký ghi chép những vấn đề, nội dung diễn ra (thông thường có hai thư ký: một thư ký ghi tổng hợp theo vấn đề, một thư ký ghi tốc ký các ý kiến).

 - Người chủ trì cần phải có nghệ thuật điều khiển dân chủ, nhưng tránh biến đối thoại, hội thảo, diễn đàn thành một cuộc "cãi vã" thiếu kỷ luật, hoặc độc thoại, đảm bảo dân chủ có tổ chức.

 - Nên tổ chức đối thoại, hội thảo, diễn đàn theo chủ đề, tránh tràn lan. Những vấn đề ngoài phạm vi chủ đề hoặc chưa đủ căn cứ để giải quyết ngay thì cần bảo lưu để giải quyết sau hoặc gửi những thắc mắc đó tới nơi có trách nhiệm và đủ khả năng giải quyết.

 - Khi tổ chức đối thoại, hội thảo, diễn đàn có thể lồng ghép các hoạt động văn hóa, văn nghệ nhưng thời điểm phải phù hợp. Tránh biến đối thoại thành sinh hoạt văn hóa, văn nghệ.

 - Những tham luận, phát biểu có thể tổng thuật được biên tập in thành kỷ yếu trong hoặc sau khi tổ chức. Sau khi tổ chức phải báo cáo kết quả với cấp uỷ, chính quyền và Hội cấp trên.